Vilkår og Databehandleravtale

1. Introduksjon

Disse vilkårene og den tilhørende databehandleravtalen regulerer bruken av Samspill sine tjenester. Ved å ta i bruk plattformen aksepterer du, på vegne av din virksomhet, disse vilkårene.

2. Tjenesten

Samspill leverer en plattform for systematisk HMS-arbeid, inkludert funksjonalitet for varsling, pulsmålinger (trivselsundersøkelser) og lovpålagt HMS-opplæring for ansatte.

3. Databehandleravtale (GDPR)

I henhold til Personvernforordningen (GDPR) fungerer din virksomhet som Behandlingsansvarlig, og Samspill som Databehandler for all personopplysning som legges inn i systemet.

3.1 Formål med behandlingen

Formålet med behandlingen av personopplysninger er utelukkende å levere de funksjonene som ligger i systemet, herunder å muliggjøre trygg varsling, samt å oppfylle kravene til dokumentasjon av psykososialt arbeidsmiljø.

3.2 Typer personopplysninger

Vi behandler følgende data på vegne av kunden: Navn, e-postadresse, IP-adresse, stilling, samt innhold i fritekst-varsler. Vi beroliger alle brukere med at data i Pulsmålinger alltid aggregeres, slik at enkeltpersoners trivsel ikke kan identifiseres av arbeidsgiver.

3.3 AI-behandling og Personvern (EØS/GDPR)

All assisterende kunstig intelligens (AI) i Samspill leveres via en GDPR- og EØS-sikret AI-motor. Ingen personopplysninger, helsedata eller fritekst i varslingssaker benyttes til opplæring eller videreutvikling av AI-modeller. All databehandling skjer i tråd med GDPR artikkel 9 og Schrems II-standarder innenfor EØS.

3.4 Sikkerhet, Lagring og Sletting

Data lagres på sikre servere i Europa (EØS). Data tilhørende en ansatt slettes senest 30 dager etter at den ansatte er fjernet fra systemet, med mindre loven krever forlenget oppbevaring (f.eks. alvorlige varslingssaker).

4. Ansvar og Juridisk Presisering

Samspill leverer de digitale verktøyene, rutinene, malene og dokumentasjonsstrukturen som kreves for at virksomheten skal kunne etterleve kravene i Arbeidsmiljøloven, Internkontrollforskriften og NAV-regelverket.

Programvaren kan aldri erstatte bedriftens faktiske gjennomføring, reelle medvirkning fra tillitsvalgte og verneombud, eller fysiske vernerunder. Kunden er selv behandlingsansvarlig for korrekt saksbehandling av varsler etter AML kapittel 2A, og Samspill fraskriver seg ethvert ansvar for direkte eller indirekte tap som følge av kundens egen anvendelse av systemet eller råd generert av AI.