1. Roller: Behandlingsansvarlig og Databehandler

I henhold til EUs personvernforordning (GDPR) er din virksomhet (kunden) behandlingsansvarlig for personopplysninger om ansatte, ledere og varslere som registreres i plattformen. Samspill (v/ AIChat Norge AS / Kursmarkedet.no) opptrer som databehandler og behandler kun opplysninger i tråd med inngått databehandleravtale (DPA) og instruks fra kunden.

2. Hvilke opplysninger behandles?

Brukeradministrasjon: Navn, e-post, rolle (leder, verneombud, ansatt) og tilknyttet virksomhet.
Lovpålagt opplæring: Fullførte kursmoduler, kursdiplomer og eksamensresultater (AML § 3-5).
Pulsmålinger: Trivsels- og stress-skårer. Disse aggregeres anonymt slik at enkeltansatte aldri kan identifiseres av arbeidsgiver.
Varslingssaker: Innhold i innsendte varsler om kritikkverdige forhold, herunder valg om anonymitet og habilitetsruting.
NAV-oppfølgingsplaner: Administrative opplysninger om tilrettelegging ved sykmelding.

3. GDPR- og EØS-sikret AI-arkitektur

Prinsipper for assisterende kunstig intelligens:

Ingen modelltrening: Ingen kundedata, fritekster, helseopplysninger eller varslingsdata benyttes noensinne til å trene, finjustere eller videreutvikle AI-modeller.
Europeisk behandling: All databehandling og API-prosessering rutes og kjøres under strenge EØS/EU-sikkerhetsavtaler.
Minimering av data: AI-modulene mottar kun nødvendige, kontekstuelle parametere (som bransje eller aggregerte trivselsskårer) uten personidentifiserende kjennetegn.

4. Forsvarlig varslingsbehandling og habilitet (AML § 2 A-3)

Varslingskanalen i Samspill er bygget for å overholde de strenge kravene i Arbeidsmiljøloven kapittel 2 A. For å forhindre habilitetskonflikter, gir systemet varsleren mulighet til å flagge om saken omhandler daglig leder eller øverste ledelse. I slike tilfeller rutes varselet automatisk utenom daglig leder og direkte til bedriftens verneombud eller styreleder.

5. Lagring og datasikkerhet

Alle data lagres på sikre, krypterte datasentre innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). All overføring er kryptert via HTTPS/TLS 1.3, og data i hvile er kryptert med AES-256. Tilgangskontroll håndteres gjennom rollebaserte sikkerhetsregler i Firebase Firestore.

6. De registrertes rettigheter

Ansatte og brukere har rett til innsyn, retting og sletting av egne personopplysninger i henhold til GDPR kapittel III. Krav om innsyn eller sletting rettes primært til virksomheten som er behandlingsansvarlig, som deretter kan administrere eller slette brukeren i Samspill.

7. Kontakt

Spørsmål om personvern, databehandleravtale (DPA) eller sikkerhet kan rettes til support@kursmarkedet.no.

Personvernerklæring for Samspill